Créer un Mandat
Lorsque vous ajoutez un nouvel mandat externe à votre portail Validis, vous invitez votre contact PME à s'inscrire et à créer un compte Validis.
Tous les mandats commencent par un clic sur le bouton "Nouvel mandat" qui s'affiche sous la forme d'un lien rapide sur l'onglet Administrateur Validis et d'un bouton sur la page du mandat.
Sur quelques écrans, il vous sera demandé de fournir des détails sur le mandat, les utilisateurs qui seront invités à faire partie de la mission et il vous sera peut-être demandé de faire des choix de Planification de téléchargement si votre abonnement inclut cette option. Une fois que tous les détails ont été fournis, vous pouvez soumettre votre mission et un e-mail est immédiatement envoyé à votre PME, l'invitant à accepter l'invitation du mandat et à mener à bien le processus d'inscription.
Pour compléter le formulaire, entrez le nom de la société et les informations de contact principales de la PME que vous souhaitez inviter au mandat, puis sélectionnez «Suivant».
Ne sélectionnez pas "Je veux représenter cette PME moi-même" - cela n'est utilisé que lorsque vous ajoutez un mandat interne.
À l'étape suivante, si votre abonnement comprend l'option d'Actualisation des Données ou de Téléchargement de Rappels, vous pourrez cocher l'option et configurer la fréquence et la date. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Continuer.
La section d’équipe du nouveau formulaire du mandat vous permet de sélectionner des utilisateurs Validis existants qui auront accès à cet mandat. Au minimum, vous avez besoin d'un propriétaire de mission et d'un agent de mission. Une fois terminé, sélectionnez «Suivant».
Assurez-vous de créer les utilisateurs avec lesquels vous souhaitez gérer cet mandat avant de commencer.
Si votre abonnement inclut l'option Passthrough, il vous sera demandé si vous souhaitez l'utiliser ou non sur ce nouvel mandat. Sélectionnez le choix Désactivé ou Activé dans le menu déroulant, puis cliquez sur Continuer.
Le contact PME que vous avez invité recevra un e-mail l'informant que vous souhaitez qu'il rejoigne votre portail Validis.
Communication envoyée aux clients invités
Lorsque de nouveaux clients sont invités à utiliser Validis (à travers un nouvel mandat ou en tant qu'utilisateurs de contact PME), ils recevront des e-mails à partir des modèles ci-dessous :
- Rappel d'invitation pour les PME (envoyé 7 jours après la date d'envoi de l'invitation - s'ils ne se sont pas inscrits)
- Rappel d'invitation pour les PME : Objet
- Invitation expirée : Corps (envoyé 30 jours après l'envoi de l'invitation - s'il ne s'est pas inscrit)
- Invitation expirée : Objet
- Invite SME : Body (L'e-mail d'invitation réel envoyé lorsque le nouvel utilisateur est invité sur le portail)
- Inviter une PME : Objet
- L'utilisateur PME a accepté l'invitation : Corps (Envoyé lorsque votre client a accepté l'invitation et activé son compte sur le portail)
- L'utilisateur PME a accepté l'invitation : Objet
Cliquez pour plus d'informations sur la personnalisation des e-mails.
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