Cette fonctionnalité permet aux membres du personnel de sélectionner à quelle date et fréquence ils ont besoin d'obtenir les données du client. Le système enverra un rappel de téléchargement aux personnes de contact sur un certain nombre de jours avant la date sélectionnée, et après la date d'échéance si aucun téléchargement n'a eu lieu.
Le nombre de jours pour envoyer des rappels par e-mail avant et après les dates d'échéance sont sélectionnés sur le portail, par l'administrateur client dans la configuration du système.
Configuration des rappels de téléchargement (Administrateurs Clients)
L'Administrateurs Clients peut sélectionner le nombre de jours où les contacts PME doivent recevoir le rappel de téléchargement avant la date d'échéance, et après (au cas où ils n'ont pas téléchargé après le premier e-mail).
Pour ce faire, rendez-vous dans Paramètres.
Utilisation des Rappels de Téléchargement
Lorsque les rappels de téléchargement sont activés, vous avez la possibilité de vérifier les Rappels lorsque vous créez ou modifiez un engagement.
Cochez la case à côté de Rappels, puis cliquez sur le champ Fréquence pour sélectionner la fréquence à laquelle vous souhaitez recevoir les données du client.
Après avoir sélectionné la fréquence, cliquez dans la case Date de téléchargement pour sélectionner la date à laquelle vous souhaitez obtenir les données du client. Ce sera le début de la fréquence de téléchargement que vous avez sélectionnée.
Un rappel sera envoyé au(x) contact(s) PME sur le nombre de jours qui ont été sélectionnés par votre administrateur client (voir Configuration des rappels de téléchargement (Administrateurs Clients)) avant la date d'échéance du téléchargement, à la date d'échéance et sur le nombre de jours sélectionnés après le date d'échéance (si aucun téléchargement n'a été effectué).
Communication envoyée pour les Rappels de Téléchargement
Lorsque vous avez sélectionné une fréquence et la date limite de téléchargement pour un engagement, votre client recevra des notifications par e-mail. Les modèles sont :
Pour confirmer la configuration :
- Mise à jour du rappel par e-mail pour le client : corps (envoyé pour confirmer la configuration)
- Mise à jour du rappel par e-mail pour le client : Objet
- Mise à jour du rappel par e-mail pour les PME : Corps (envoyé à votre client pour l'informer de la configuration)
- Mise à jour du rappel par e-mail pour les PME : Objet
Pour rappeler à vos clients qu'ils doivent télécharger :
- Échéance du téléchargement de l'e-mail : Corps (envoyé à votre client à la date d'échéance)
- Échéance du téléchargement de l'e-mail : Objet
- Retard de téléchargement par e-mail: Body (envoyé à votre client après la date d'échéance s'il n'a pas téléchargé)
- Retard de téléchargement par e-mail: Objet
- Rappel de téléchargement par e-mail : Corps (envoyé à votre client avant la date d'échéance)
- Rappel de téléchargement par e-mail : Objet
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