Dans Validis, il existe plusieurs façons d'extraire des données à échantillonner. Les deux méthodes les plus courantes consistent à extraire toutes les entrées de journal ou à extraire toutes les entrées d'un compte spécifique.
Pour extraire toutes les entrées, étend le Dossier de travail (Reporting Packs) dans la partie gauche du portail Validis de votre client. Une fois étendu, cliquez sur Générer un rapport d'écritures de journal (Generate Journal Entries Report)
la période d'audit que vous souhaitez utiliser pour votre test d'échantillon.
Une liste de toutes les entrées de journal va générer. Cliquez sur le bouton "Download" pour exporter dans Excel. Une fois exporté dans Excel, vous pouvez utiliser divers outils d'analyse ou fonctions de filtrage pour tester les éléments par type, numéro de compte ou nom, montant ou date comptable.
Si vous souhaitez échantillonner une activité spécifique au sein d'un même compte, vous pouvez générer un Grand Livre de rapport (General Ledger report). Le Grand Livre de rapport (General Ledger report) se trouve sous Dossier de travail (Reporting Packs) dans la partie gauche du portail. Sélectionnez la période que vous souhaitez échantillonner et cliquez sur "Generate". Le rapport générera un format de fichier .zip et sera stocké dans l'emplacement par défaut de votre navigateur Internet pour les fichiers téléchargés.
Le Grand Livre de rapport est une liste de tous les mouvements pour chaque compte de la société. Cela peut constituer une abondance de données pour certaines entreprises. Une autre solution pour extraire des données pour échantillonner un compte spécifique serait d’explorer la balance de vérification (Trial Balance). Pour extraire des données à l'aide de cette méthode, développez l'onglet Grand livre (General Ledger) situé à gauche du portail Validis de votre client. Cliquez sur la balance de vérification (Trial Balance).
Sélectionnez la période que vous souhaitez utiliser pour extraire votre échantillon d'audit.
Dans la balance de vérification (Trial Balance), vous pouvez rechercher un compte spécifique ou cliquer directement sur le compte pour lequel vous souhaitez extraire des données à des fins d'analyse.
Une fois que vous avez sélectionné le compte approprié, un récapitulatif de compte contenant le solde initial, les mouvements et le solde final apparaît. Cliquez sur le total "Movement" dans le rapport.
Vous avez maintenant une liste complète de toutes les activités du compte spécifique. Cliquez sur "Download" pour exporter les données vers Excel. Une fois les données extraites, vous pouvez utiliser divers outils d'analyse ou fonctions de filtrage pour tester les éléments par type, montant ou date comptable.